Så får du praktik på svenska ambassaden i Japan14 min läsning

Vill du uppleva sidor av Japan du aldrig trodde du skulle få se? Vill du skaffa värdefull erfarenhet som kommer se fint ut på ditt CV? Vill du utforska Japan medan du fortfarande har en fot kvar i dalahäst-sverige? Vill du få viktiga kontakter som kan leda till jobb i Japan?

Då är svenska ambassaden i Japan rätt praktikplats för dig!

Jag har själv varit praktikant på ambassadens sektion för information- och främjande vårterminen 2014, och det var utan tvekan den mest givande tiden under alla mina studieår. För dig som också vill få en eftertraktad praktikplats på ambassaden har jag samlat allt jag vet i detta inlägg för att hjälpa dig på rätt väg.

Jag gjorde min praktik 2014 och var senaste gången på ambassaden 2016, så tänk på att det finns en risk att allt jag skriver i denna artikel redan är utdaterat!

Ambassaden – mer svenskt än Sverige

Svenska ambassaden är beläget i Tokyos politiska hjärta, mitt emellan skyskraporna i Roppongis affärsdistrikt. Upptagna japanska affärsmän (fortfarande inte så många kvinnor tyvärr) skyndar förbi vart du än vänder dig och det känns som om du befinner dig på ett ställe där viktiga beslut fattas varje dag.

Ambassaden i sig har en minst sagt unik arkitektur och är något av en svensk stolthet i Tokyo. Stället fullkomligt osar av svenskhet med en dalahäst som hälsar dig välkommen i ingången, bilder på kungafamiljen lite överallt och en avslappnad stämning som man inte förväntar sig på en ambassad.

Detta bildspel kräver JavaScript.

Vilka praktikplatser finns det?

Praktikplatser utlyses två gånger varje år och en period varar ca 20 veckor, eller 5 månader. Praktiken är obetald och på heltid. Det är totalt 6 praktikplatser som utlyses fördelat på ambassadens olika sektioner och business sweden. Alla praktikanter har många tillfällen att träffas och arbeta tillsammans med olika projekt – som praktikant kommer du aldrig behöva känna dig ensam! Här kan du läsa en kort introduktion av ambassadens praktikanter hösten 2015.

1. Sektionen för information och främjande

Precis som sektionens namn antyder arbetar man mycket med spridning av information på olika sätt. En stor del av verksamheten är riktad utåt mot Japan. Detta sker genom kontinuerlig uppdatering av ambassadens hemsida, sociala medier, en uppsjö av olika events, föreläsningar och mycket annat.

Det är lite mer fokus på mjuka värden. Ett event eller möte i taget försöker man intala japaner att Sverige är ett progressivt föregångsland som är väldigt värt att samarbeta med.

För dig som gillar att skriva, är socialt lagd och vill arbeta aktivt med propagan… “främjandearbete” så är det en ideal praktikplats. Det här är också den sektion där goda kunskaper i japanska är viktigast. De flesta studenter jag ser som hamnar här har erfarenhet av att bo i Japan: de har eller kommer direkt från utbytesstudier (inkl. mig själv).

2. Sektionen för ekonomi och politik

Det här är den lite tyngre sektionen som jobbar mycket mer mot Sverige. Det skrivs rapporter om Japan till UD, ministerbesök planeras in i minsta detalj och handelsavtal om allt från köttprodukter till timmer hanteras vardagligen.

Förvänta dig också att mycket av arbetet sker i samarbete med EU-delegationen i Japan.

För dig med statsvetenskaplig, juridisk eller ekonomisk bakgrund är denna sektion perfekt. Du kommer få skriva rapporter, samla multum av data och vara med i spännande möten om allt möjligt. Här är en blogg från praktikanten på denna sektion samma termin jag också var praktikant. Hon har skrivit många tänkvärda artiklar, även om hur det är att vara praktikant på svenska ambassaden i Tokyo.

3. Vetenskaps- och innovationskontoret (Tillväxtanalys)

Till skillnad från de andra sektionerna på ambassaden rapporterar vetenskaps- och innovationskontoret direkt till UD. Sektionen rapporterar huvudsakligen till  näringsdepartementet.

På detta kontor pågår ständigt en rigorös omvärldsanalys av vad som händer runt om i Japan och Sydkorea. Allt som kan vara av intresse destilleras till koncentrerade rapporter, som sedan skickas ut till diverse organisationer som kan ha nytta av det. Jag vet ärligt talat inte särskilt mycket om verksamheten på detta kontor och kanske kontoret inte ens finnas kvar då det är flera år sedan jag senast var på ambassaden.

3. Business Sweden 

Om svenska ambassaden arbetar med mjuka värden som att “främja sverigebilden” eller “utveckla banden mellan Japan och Sverige” så är Business Sweden rakt igenom business, business och mer business. På med din affärskostym, slipa dina försäljningsknep och var beredd att analysera mängder av siffror.

För dig som ska satsa på en karriär inom den privata sektorn kan en praktik här vara mycket givande. Du får vara med när stora beslut fattas och mycket av arbetet sker på högsta strategiska nivån, med de högsta hönsen ofta närvarande.

Till skillnad från de övriga sektionerna på ambassaden är det tyngre arbetsbörda med längre arbetstimmar (förvänta dig en hel del övertid). Men du kommer garanterat lära dig bra mycket mer om hur internationella affärer görs än via en tråkig universitetskurs.

Varför du bör söka en praktikplats

5 månaders obetald praktik innebär ganska rejäla utgifter, så du måste tänka efter rejält om det är värt det för just dig.

Att tänka på innan du söker

• Är du intresserad av en möjlig karriär inom den offentliga sektorn?
• Vill du lära dig mer om Japan och verkligen gå in på djupet?
• Bryr du dig tillräckligt mycket om Sverige för att le glatt och hylla Sverige till skyarna på en vardaglig basis?
• Är du beredd att jobba heltid, ofta med ganska meningslösa aktiviteter, utan någon ersättning?

Det blir vad du gör det till

Personligen tycker jag självklart att det är värt det, men det är kanske inte för alla. Det är bara du som kan ta tillvara på din praktikplats och göra den meningsfull.

Ska din chef gå på ett intressant möte? Fråga om du får följa med.

Blir du bara tilldelad tråkiga kontorsuppgifter?  Då är det ditt ansvar att hitta på ett projekt som är intressant för dig.

Du betalar trots allt (indirekt) för att vara där och om du bara lägger manken till finns det massor av möjligheter!

5 orsaker varför du borde söka praktik på svenska ambassaden

1. Få chansen att uppleva en sida av både Japan och Sverige som är svår att få tillgång till som student

Fina tillställningar med klassisk musik i bakgrunden och ett glas vin i handen är inte en ovanlig del av vardagen på ambassaden. Mingla fritt med ambassadörer, nobelpristagare, viktiga politiker, affärspampar och konstnärer. Hur ofta får du göra det egentligen?

2. Skaffa värdefulla och intressanta kontakter som kan hjälpa dig i framtiden

Under min tid på ambassaden samlade jag på mig över 200 visitkort. Jag träffade människor från alla möjliga områden, såväl svenskar som japaner, finländare och amerikaner. Vem vet när en av alla dessa emailadresser kan bli användbar? I mitt fall har min koppling till ambassaden lett till en del sidojobb och roliga upplevelser även efter praktiken. B.la har jag fått träffa svenska tomten och representerat ett större svenskt företag på en turismmässa. Jag fick även nästan jobb på IKEA..!

3. Lär dig hur affärer görs i Japan inför en eventuell karriär

Vartenda ett av alla möten jag var med om var intressant på sitt sätt och lärde mig mycket om hur affärer görs i Japan. Att utväxla visitkort har verkligen blivit något av en konstform i Japan, och du kommer behöva mycket träning innan det känns naturligt! Som mentor kommer du ha svenskar och japaner med gedigen erfarenhet av affärer i Japan. De kan hjälpa dig igenom träsket av krångliga ritualer och kan tyda det japanska affärsspråket åt dig (där “ja” ofta betyder “nej”). När du kommer ut på andra sidan ett halvår senare kommer du definitivt se Japan med nya ögon.

4. Tillfälle att tänka djupt kring din identitet som svensk

Dag in och dag ut på ambassaden spenderas med att tänka på vad som är bäst för Sverige. Som ett extra lager på det befinner du dig i ett mystiskt land på andra sidan världen som mest förknippar Sverige med IKEA och höga skatter. Sällan kommer du ha fler tillfällen att fundera kring vad det innebär att vara svensk.

Akta dig bara för att inte själv falla för propagandan du sprider! Vissa av de japanska lokalanställda har jobbat på ambassaden i över 10 år och har minst sagt intressanta åsikter om svensk arbetskultur och svenska värderingar. Vi som påstår att vi inte har några värderingar vet inte vad vi pratar om. Svenskar är på många sätt väldigt extrema i våra värderingar!

5. Praktik på en ambassad är en utmärkt merit även hemma i Sverige

Berättar du för någon att du arbetat på en ambassad så brukar de flesta reagera mycket positivt. Av någon anledning har en praktik på en ambassad väldigt hög status i Sverige. Föreställningar om möten med politiska och ekonomiska eliten på ambassader bakom lyckta dörrar finns fortfarande kvar. Din praktik kommer vara betydligt mindre glamorös än så, men du kan fortfarande utnyttja detta goda rykte i din framtida karriär. Se till att få ansvar för någon form av projekt under din tid på ambassaden och det kommer se väldigt fint ut på ett framtida CV!

５ Tips när du söker praktikplatsen

När du väl bestämt dig för att söka så kommer vi till den svåraste delen av alla – att bli vald! Som du säkert förstår är det ganska svår konkurrens om de få praktikplatser som finns, men det är långt ifrån omöjligt. Jag hade en påbörjad utbildning inom media- och kommunikationsvetenskap, bra men inte spektakulära japanskakunskaper och ingen speciell arbetslivserfarenhet när jag ansökte. Trots detta fick jag till min chock praktikplatsen! Nedan är mina tips för hur du maximerar dina chanser för att få en praktikplats.

1. Var ute i god tid

Praktikplatsen utlyses endast två gånger om året under vår- respektive höstterminen. Missar du deadlinen är det kört, så se till att ha ambassadens hemsida som en favorit du regelbundet håller koll på.

• Utlysning av hösterminens praktikplatser: februari
• Utlysning av vårterminens praktikplatser: oktober

2. Ha riktigt bra referenser

När jag några månader in på min praktik kände mig bekväm nog frågade jag min chef varför han valde just någon som mig, utan någon större erfarenhet. Vad han svarade förvånade mig:

“Vi hade några intressanta kandidater med objektivt sett bättre erfarenheter och kompetenser än dig. Men att arbeta på ambassaden kräver mer än att bara vara duktig – vi sätter stort värde på personliga egenskaper. Nej, det var dina referenser som övertalade mig. De skrev väldigt fina ord om dig och jag förstod att du skulle passa in bra hos oss.”

Vilka var mina referenser? Min japanskalärare på mitt japanska universitet och min morbror! De var inga pampiga auktoriteter, men de visste vad jag gick för och skrev ärligt om varför jag borde få chansen.

En praktikant förväntas förstås vara duktig och kunna utföra tillsagda arbetsuppgifter utan problem. Men som praktikant har du en relativt obestämd roll på kontoret. Du hoppar in lite här och där, samarbetar med alla möjliga personer och förväntas vara mycket självständig. Därför är det väldigt viktigt att du visar på att du som person kommer passa in på ambassaden.

3. Finslipa din japanska

Även om det alltid är åtminstone några praktikanter varje termin som knappt kan japanska alls så går det inte att undvika ett faktum: kan du bra japanska ökar dina chanser till praktik markant.

Har du något formellt intyg såsom JLPT (Japanese Language Proficiency Test) är det alltid en bra indikator på dina japanskakunskaper. Jag fick aldrig vara med om det, men jag har hört om praktikanter som fick prata japanska under telefonintervjun. Jag hade för övrigt inte tagit JLPT än själv när jag ansökte.

Jag har skrivit flera artiklar om att studera japanska som kanske kan hjälpa dig på traven.

4. Tänk på språket

Ditt viktigaste vapen på en ambassad är din språkförmåga. Motiveringsbrevet måste vara på perfekt svenska. Se till att trippelkolla alla papper innan du skickar in dem och försök uttrycka dig “korrekt”. Det skriftspråk som används på ambassaden i utskick, UD-rapporter osv. är formellt så du måste kunna visa att du klarar av det.

5. Var inte rädd för att ställa frågor

Personalen på ambassaden är jättetrevliga. Tveka inte på att höra av dig om du har några frågor, vare sig det gäller praktiken eller de uppgifter som behöver skickas in. Det visar intresse och du kan undvika misstag som kanske automatiskt diskvalicerar dig annars.

Boende och pendling

Vet du inte vad skillnaden mellan ett share house och en lägenhet är? Vet du inte var du ska börja leta? Börja med att läsa min uttömmande guide till att hitta boende i Tokyo.

Svenska ambassaden ligger mitt i smeten och att hitta boende för ett godtagbart pris är inte helt lätt. Den dagliga pendlingen kostar en slant också så det är viktigt att ta det i beaktning när du letar efter boende.

Närmaste stationer till svenska ambassaden

4 min. avstånd från Roppongi icchome station (Namboku-line)
7 min. avstånd från Kamiyacho station (Hibiya Line)
15 min. avstånd från Akasaka station (Chiyoda Line)

Bo med Oakhouse

Att leta boende i Tokyo kan vara lite överväldigande ibland. För att lugna ner dig rekommenderar jag att du läser min andra artikel hur man hittar boende i Tokyo inför sin flytt.

Vill du bo väldigt centralt (mindre än 25 min. pendling till ambassaden) bör du tänka dig en månatlig hyra på åtminstone 80,000 yen inkl. underhållningsavgifter för ett rum i ett sharehouse. En lägenhet når lätt över 100,000 yen.

För dig med låg budget kan du hitta något under 70,000 yen, men då får du förvänta dig 30-40 min. pendling. Själv betalade jag endast 56,000 yen/månad och pendlade 40 min. till Akasaka station via Odakyu-linjen.

Du kommer bo i Tokyo, världens största metropolis, så du kan inte vara för kräsen. Om du inte har en oerhörd tur så kommer du behöva kompromissa mellan pris och läge. Som tidigare anställd på japans största share house-företag Oakhouse kan jag erbjuda en exklusiv rabatt för alla som bokar ett rum.

Använd länken ovanför för att få 10,000 yens rabatt vid en reservation eller kontakta mig direkt så kan jag hjälpa dig hitta rätt boende med Oakhouse.

Lycka till!

Jag hoppas denna lilla guide har fått dig intresserad av en eventuell praktik på svenska ambassaden i Tokyo. Har du några frågor är det bara att kontakta mig i kommentarsfältet nedan.